Przenoszenie danych z konta usuniętego użytkownika

Co zrobić w przypadku gdy Twój zespół musi opuścić jeden z członków?

W naszej codziennej pracy z Klientami poprzez Support bardzo często spotykamy się z sytuacjami gdzie z różnych powodów odchodzi jeden z pracowników naszego Klienta i trzeba usunąć jego skrzynkę mailową. Niewiele osób wie że wcale nie musi się to wiązać ze skasowaniem wszystkich danych, maili i plików takiego pracownika. Można je w łatwy sposób przenieść na inne konto. Jak to zrobić? To bardzo proste! Sposobów rozwiązania takiego problemu jest kilka, a wszystko zależy od tego jaki typ danych chcemy zmigrować.

Migracja maili

Usuwamy konto naszego współpracownika, ale co z mailami? Czy maile również da się przenieść? Oczywiście że tak! Do tego posłuży nam narzędzie dostępne w Konsoli Administracyjnej (admin.google.com), które znajdziesz pod nazwą Migracja danych.

UWAGA! Do migracji będzie potrzebny pełny dostęp do skrzynki, tj. login i hasło.

Za pomocą tego migratora możemy przenieść Kontakty, Kalendarze oraz E-maile między dowolnymi kontami. Niestety Google obecnie nie dysponuje narzędziem, które pozwala przenieść każdy typ danych jednocześnie. Musimy zatem przenosić osobno Dokumenty z Google Drive, Kontakty, Kalendarze oraz E-maile.

Zacznijmy więc od wybrania typu danych który nas interesuje. Dla naszego przykładu wybrałem E-maile i kliknąłem DALEJ.

W kolejnym kroku musimy podać informacje o tym skąd będziemy pobierać dane do migracji. Przenosimy skrzynkę mailową naszego byłego współpracownika więc z listy rozwijalnej w polu Źródło migracji wybieramy opcję Gmail. Część opcji która była do uzupełnienia zniknie, ponieważ Google inteligentnie uzupełni je sobie automatycznie, więc nie musimy się o nie martwić. Finalnie wszystko powinno wyglądać jak poniżej. Przechodzimy dalej klikając Połącz.

Teraz czas na wybranie daty od której będziemy migrować maile. Np. zaznaczając 10 stycznia 2015 dajemy migratorowi znać, że należy migrować maile od 10 stycznia 2015 . Mamy do wyboru kilka z góry zdefiniowanych dat lub możemy wpisać swoją, niestandardową. W tym kroku możemy również wybrać dodatkowe opcje migracji takie jak przenoszenie maili które są w koszu, spamu lub też zaznaczyć aby maile z konkretnego folderu nie były przenoszone. Pełna gama konfiguracji czeka na uzupełnienie. Jeżeli wszystko gotowe to klikamy WYBIERZ UŻYTKOWNIKÓW.

Powinna otworzyć się nam nowa strona a na niej będzie widoczny napis:

Klikamy więc “plusik” w prawym dolnym rogu i dodajemy nową migrację. Każda migracja to osobny proces który będzie widoczny na liście migracji. Pozwala to w łatwy sposób zarządzać migracjami i nadzorować ich przebieg.

W oknie które wyskoczy definiujemy adres mailowy z którego mamy przenieść maile, adres na który mamy przenieść maile oraz podajemy kod autoryzacyjny.

Jak zdobyć taki kod? Po wpisaniu maila z którego będziemy przenosić maile klikamy AUTORYZUJ, logujemy się na skrzynkę, zezwalamy na dostęp do maili i Google automatycznie wygeneruje nam kod. Kopiujemy kod i wklejamy w pole Kod autoryzacji. Całość jest bardzo intuicyjna i nie powinno być z tym problemu. Po uzupełnieniu danych klikamy POCZĄTEK.

Czas trwania migracji w G Suite jest zależy od ilości maili znajdującej się na skrzynce. Im ich więcej, tym dłużej będą się migrowały. Postęp i etapy migracji można śledzić na liście aktualnie trwających migracji. Operacja taka nie zakłóca korzystania z obu skrzynek (i migrowanej i tej na którą migrujemy maile).

Jeżeli chcemy zmigrować również Kalendarz to musimy poczekać aż zmigrują się maile i rozpocząć proces od nowa, tym razem z Kalendarzem.

Migracja danych z Google Drive i stron Google+

Maile zostały zmigrowane. Nasz były pracownik posiadał na swoim dysku bardzo ważne dokumenty których nie chcemy kasować. Czy w podobny sposób możemy przenieść pliki z Google Drive? Tak i jest to równie łatwe jak migrowanie maili.

W Konsoli Administratora (admin.google.com) przejdź do sekcji Użytkownicy.

Odszukaj i wybierz użytkownika który Cię interesuje, a następnie wejdź w jego profil. W prawym górnym rogu rozwiń Menu opcji i wybierz Usuń.

W nowym oknie Usunięcie użytkownika wybierz typ danych jaki chcesz przenieść. Jeżeli chcesz przenieść tylko pliki z Dysku i Dokumenty to zaznacz tylko jedną opcję, a jeżeli chcesz aby przeniesiono również strony Google+ to zaznacz oba pola. Opcjonalnie możesz przenieść również pliki z Dysku które nigdy nikomu nie były udostępnione.

Jeżeli już określisz typ danych do przeniesienia kliknij PRZYPISZ NOWEGO WŁAŚCICIELA DO TYCH DANYCH, a okienko przekieruje Cię dalej.

Ostatnim krokiem jest zdefiniowanie adresu mailowego nowego właściciela plików. Na wskazany przez Ciebie adres zostaną przeniesione wszystkie wcześniej zaznaczone elementy, czyli dokumenty i/lub strony Google+.

Po wpisaniu adresu nowego właściciela kliknij PRZENIEŚ DANE I USUŃ KONTO. Po kilku chwilach rozpocznie się procedura przenoszenia danych która może trwać od kilku minut do kilku godzin w zależności od tego jak dużo plików należy przenieść. Konto zostanie skasowane tylko i wyłącznie po przeniesieniu danych, więc zachowujesz pełne bezpieczeństwo i pewność tego, że wszystko odbędzie się prawidłowo. UWAGA! Ważne jest aby usunąć konto dopiero po przeniesieniu wszystkich maili. W innym wypadku konto zostanie skasowane z mailami.

Konto usunięte razem z danymi

Mamy problem. Okazało się, że na koncie które skasowaliśmy znajdowały się jednak pliki, które są ważne i musimy je odzyskać. Co w takiej sytuacji? Czy dane przepadły bezpowrotnie? Nie do końca. Google oferuje przywrócenie konta, wraz z całymi jego danymi do maksymalnie 5 dni od momentu jego skasowania.

W Konsoli Administracyjnej (admin.google.com) przejdź do sekcji Użytkownicy.

W lewym górnym rogu znajdziesz Filtry. Wybierz z listy filtr Ostatnio usunięci użytkownicy.

Na liście po prawej stronie znajdziesz spis kont które były ostatnio skasowane. My w przykładzie powyżej kasowaliśmy konto Jana Kowalskiego i to właśnie konto jest widoczne dla mnie na mojej liście.

Zaznaczamy więc to konto i w prawym górnym rogu wybieramy symbol strzałki. Przywrócimy w taki sposób konto Jana Kowalskiego wraz z jego wszelkimi ustawieniami, mailami i dokumentami.

Po wszystkim powinna pojawić się na górze ekranu wiadomość:

Po pewnym czasie konto powinno wrócić do listy aktywnych użytkowników.